?　　半島記者 肖玲玲

　　業主說小區電梯沒檢修，物業說已經進行維保了，孰是孰非？如果物業能出示電梯維保記錄，是否檢修一目了然；那如果物業沒將維保記錄存檔呢？矛盾的產生似乎不可避免。由此可見檔案的重要性，但很多物業公司卻忽視了這一層，而只重視現場。為此，市南區物業辦組織開展了檔案管理等方面的培訓，并制定了設備設施系統管理資料，業主來電、來訪記錄資料等17項應歸檔的資料條目，轄區近百家物業公司、200余名物業負責人參加了培訓。

　　“很多物業公司重現場輕檔案，只看重保潔、施工等現場，可檔案呢？沒有圖紙及基礎資料怎么進行設備管理？沒有制度和作業規范怎么進行員工培訓？”11月4日，談起此次集中培訓的初衷，市南區物業管理辦主任杜希娟坦言是因為在前期檢查中，發現不少物業公司存在檔案不全的現象，“很多人覺得與實際行動相比，檔案記錄這種東西不那么重要，但其實業主和物業之間的很多矛盾是可以通過健全的檔案管理來規避的。”杜希娟表示，例如小區設施設備的資料，巡檢記錄，日常檢查記錄等等，“像電梯維保，可能物業做了但沒歸檔，這樣業主有疑問物業卻沒有相應的記錄，很容易引發矛盾。”但如果有檔案，就可以即時把資料拿出來核對，“一定程度上從源頭處規避業主與物業矛盾的發生?！?br>
　　據了解，此次培訓覆蓋了轄區近百家物業公司，有200余名物業管理人員參加?！按舜沃饕轻槍吓f小區物業進行培訓。”杜希娟表示，老舊小區物業的更換交接使得檔案經常斷檔，“培訓一方面是規定了應該記錄和保存的檔案類別，一方面也強調了保持檔案的連續性?！?br>
　　認識到檔案管理的重要性之后，該將哪些資料記錄歸檔也成為不少物業公司頭疼的問題，“其實在《山東省物業管理條例》中，也有相關規定，但主要是涉及規劃涉及的相關圖紙和業主名冊等小區前期建設項目，后期管理方面并沒有涉及?！倍畔＞瓯硎?，根據檢查過程中發現的問題，他們在該條例的基礎上補充了相關問題，總共涉及設備設施系統管理資料（電梯、機械車庫、消防、供電），業主來電、來訪（求助、報修、投訴）記錄資料，秩序維護（作業憑證——巡檢記錄、整改通知、考核獎懲記錄）、專業維修維保（電梯、消防、機械車庫）等17項目錄明細。

　　“我們公司一直還都挺重視資料歸檔這方面內容的。”商業網點物業天福苑小區項目主任惠群告訴記者，完善檔案管理，遇到問題也有地方可查。雖然已經認識到檔案的重要性，但惠群坦言參加培訓后，覺得很多地方還是需要有所完善，“雖然每年都會在小區里進行消防演練，但在消防安全方面的資料歸檔方面還是有所欠缺，下一步我們會重點完善。”

　　杜希娟告訴記者，培訓結束后，他們給物業公司一定的準備時間，“從本月下旬開始，我們會對轄區內的物業公司進行檔案管理方面的檢查，重點檢查老舊小區?！?br>
　　物業管理服務檔案目錄明細

　　1.施工建設、設備安裝等技術資料和圖紙

　　2.竣工驗收資料

　　3.接管驗收資料

　　4.合同資料

　?、傥飿I服務（含前期）合同

　?、诜课蒌N售合同（關于物業服務、車位、質量保障責任范圍及期限）

　　③停車服務合同

　　④公共事業（電、水）合同

　?、?專業維修維保（電梯、消防、機械車庫）

　　5.業主入住資料

　?、贅I主登記表

　　②業主手冊

　　③驗房記錄

　?、芄芾硪幖s（含公共管理制度與規定）

　　6.裝修管理資料

　　7.企業管理規章制度及崗位職責

　　8.作業規范及應急預案

　　9.證書資料（企業資質證書、崗位資格證書）

　　10.設備設施系統管理資料（電梯、機械車庫、消防、供電）

　　11.業主來電、來訪（求助、報修、投訴）記錄資料

　　12.秩序維護（作業憑證——巡檢記錄、整改通知、考核獎懲記錄）

　　13.環境維護（作業憑證——巡檢記錄、整改通知、考核獎懲記錄）

　　14.履行告知（整改通知）、制止和報告義務的文書資料

　　15.“三公開”等公示與宣傳類資料

　　16.行政文件，包括政策法規及物業辦下文等

　　17.文化建設

　　 [編輯: 劉曉明]