?　　半島記者 肖玲玲

　　業(yè)主說小區(qū)電梯沒檢修，物業(yè)說已經(jīng)進(jìn)行維保了，孰是孰非？如果物業(yè)能出示電梯維保記錄，是否檢修一目了然；那如果物業(yè)沒將維保記錄存檔呢？矛盾的產(chǎn)生似乎不可避免。由此可見檔案的重要性，但很多物業(yè)公司卻忽視了這一層，而只重視現(xiàn)場(chǎng)。為此，市南區(qū)物業(yè)辦組織開展了檔案管理等方面的培訓(xùn)，并制定了設(shè)備設(shè)施系統(tǒng)管理資料，業(yè)主來電、來訪記錄資料等17項(xiàng)應(yīng)歸檔的資料條目，轄區(qū)近百家物業(yè)公司、200余名物業(yè)負(fù)責(zé)人參加了培訓(xùn)。

　　“很多物業(yè)公司重現(xiàn)場(chǎng)輕檔案，只看重保潔、施工等現(xiàn)場(chǎng)，可檔案呢？沒有圖紙及基礎(chǔ)資料怎么進(jìn)行設(shè)備管理？沒有制度和作業(yè)規(guī)范怎么進(jìn)行員工培訓(xùn)？”11月4日，談起此次集中培訓(xùn)的初衷，市南區(qū)物業(yè)管理辦主任杜希娟坦言是因?yàn)樵谇捌跈z查中，發(fā)現(xiàn)不少物業(yè)公司存在檔案不全的現(xiàn)象，“很多人覺得與實(shí)際行動(dòng)相比，檔案記錄這種東西不那么重要，但其實(shí)業(yè)主和物業(yè)之間的很多矛盾是可以通過健全的檔案管理來規(guī)避的。”杜希娟表示，例如小區(qū)設(shè)施設(shè)備的資料，巡檢記錄，日常檢查記錄等等，“像電梯維保，可能物業(yè)做了但沒歸檔，這樣業(yè)主有疑問物業(yè)卻沒有相應(yīng)的記錄，很容易引發(fā)矛盾。”但如果有檔案，就可以即時(shí)把資料拿出來核對(duì)，“一定程度上從源頭處規(guī)避業(yè)主與物業(yè)矛盾的發(fā)生。”

　　據(jù)了解，此次培訓(xùn)覆蓋了轄區(qū)近百家物業(yè)公司，有200余名物業(yè)管理人員參加。“此次主要是針對(duì)老舊小區(qū)物業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)。”杜希娟表示，老舊小區(qū)物業(yè)的更換交接使得檔案經(jīng)常斷檔，“培訓(xùn)一方面是規(guī)定了應(yīng)該記錄和保存的檔案類別，一方面也強(qiáng)調(diào)了保持檔案的連續(xù)性。”

　　認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性之后，該將哪些資料記錄歸檔也成為不少物業(yè)公司頭疼的問題，“其實(shí)在《山東省物業(yè)管理?xiàng)l例》中，也有相關(guān)規(guī)定，但主要是涉及規(guī)劃涉及的相關(guān)圖紙和業(yè)主名冊(cè)等小區(qū)前期建設(shè)項(xiàng)目，后期管理方面并沒有涉及。”杜希娟表示，根據(jù)檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，他們?cè)谠摋l例的基礎(chǔ)上補(bǔ)充了相關(guān)問題，總共涉及設(shè)備設(shè)施系統(tǒng)管理資料（電梯、機(jī)械車庫(kù)、消防、供電），業(yè)主來電、來訪（求助、報(bào)修、投訴）記錄資料，秩序維護(hù)（作業(yè)憑證——巡檢記錄、整改通知、考核獎(jiǎng)懲記錄）、專業(yè)維修維保（電梯、消防、機(jī)械車庫(kù)）等17項(xiàng)目錄明細(xì)。

　　“我們公司一直還都挺重視資料歸檔這方面內(nèi)容的。”商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)物業(yè)天福苑小區(qū)項(xiàng)目主任惠群告訴記者，完善檔案管理，遇到問題也有地方可查。雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，但惠群坦言參加培訓(xùn)后，覺得很多地方還是需要有所完善，“雖然每年都會(huì)在小區(qū)里進(jìn)行消防演練，但在消防安全方面的資料歸檔方面還是有所欠缺，下一步我們會(huì)重點(diǎn)完善。”

　　杜希娟告訴記者，培訓(xùn)結(jié)束后，他們給物業(yè)公司一定的準(zhǔn)備時(shí)間，“從本月下旬開始，我們會(huì)對(duì)轄區(qū)內(nèi)的物業(yè)公司進(jìn)行檔案管理方面的檢查，重點(diǎn)檢查老舊小區(qū)。”

　　物業(yè)管理服務(wù)檔案目錄明細(xì)

　　1.施工建設(shè)、設(shè)備安裝等技術(shù)資料和圖紙

　　2.竣工驗(yàn)收資料

　　3.接管驗(yàn)收資料

　　4.合同資料

　　①物業(yè)服務(wù)（含前期）合同

　　②房屋銷售合同（關(guān)于物業(yè)服務(wù)、車位、質(zhì)量保障責(zé)任范圍及期限）

　　③停車服務(wù)合同

　　④公共事業(yè)（電、水）合同

　　⑤ 專業(yè)維修維保（電梯、消防、機(jī)械車庫(kù)）

　　5.業(yè)主入住資料

　　①業(yè)主登記表

　　②業(yè)主手冊(cè)

　　③驗(yàn)房記錄

　　④管理規(guī)約（含公共管理制度與規(guī)定）

　　6.裝修管理資料

　　7.企業(yè)管理規(guī)章制度及崗位職責(zé)

　　8.作業(yè)規(guī)范及應(yīng)急預(yù)案

　　9.證書資料（企業(yè)資質(zhì)證書、崗位資格證書）

　　10.設(shè)備設(shè)施系統(tǒng)管理資料（電梯、機(jī)械車庫(kù)、消防、供電）

　　11.業(yè)主來電、來訪（求助、報(bào)修、投訴）記錄資料

　　12.秩序維護(hù)（作業(yè)憑證——巡檢記錄、整改通知、考核獎(jiǎng)懲記錄）

　　13.環(huán)境維護(hù)（作業(yè)憑證——巡檢記錄、整改通知、考核獎(jiǎng)懲記錄）

　　14.履行告知（整改通知）、制止和報(bào)告義務(wù)的文書資料

　　15.“三公開”等公示與宣傳類資料

　　16.行政文件，包括政策法規(guī)及物業(yè)辦下文等

　　17.文化建設(shè)

　　 [編輯: 劉曉明]